Com a mudança para a venda virtual, muitos profissionais de vendas estão enviando muito mais e-mails para seus contatos e clientes. Os clientes mudaram de comportamento nos últimos anos e muitas vezes preferem mensagens do que se encontrar pessoalmente. Por isso o e-mail se tornou um meio de comunicação dominante em todo o processo de vendas. De muitas maneiras, esses e-mails são uma extensão de como você se comunica e ajudarão seus clientes em potencial a formar uma opinião sobre com quem estão trabalhando. Uma das primeiras coisas que as pessoas notarão é a etiqueta, o código de comportamento habitual, que pode ajudar muito a mostrar seu profissionalismo antes de você fazer uma conexão. Tudo, desde a linha de assunto até os formulários de fechamento, causará uma percepção nos clientes. Embora você não precise ser um redator profissional para criar e-mails de qualidade, ajuda estar ciente do uso atual de linguagem, pontuação, anexar documentos e quem incluir em suas respostas para evitar possíveis gafes. Aqui estão alguns pontos sobre etiqueta de e-mail para garantir que você cause uma boa impressão neste novo mundo virtual:

Assunto: Esta é a primeira coisa que alguém vê quando recebe um e-mail, por isso é imperativo que esteja correto. O assunto precisa ser curto, específico e relevante para o conteúdo. Uma linha de assunto vazia ou enganosa pode atingir rapidamente um acorde errado. Para e-mails de prospecção, escolha algo cativante que possa fornecer valor instantâneo aos destinatários. Para clientes em potencial com quem você compartilha um contato, é útil colocar o nome: “Amigo de João da Silva. Para acompanhamento após uma ligação, considere o testado e comprovado “Acompanhamento de nossa ligação em 09/05”.

Saudação: Muita coisa mudou desde os primeiros dias do e-mail. Embora saudações formais, como Prezado Sr., fossem populares, agora é comum usar um tom mais amigável com um simples Olá, Oi ou mesmo Bom dia! Não assuma que um cliente em potencial gosta de uma forma abreviada de seu nome. Nem todos os José Robertos são chamados de Zé, nem todos as Cristinas são Cris. A menos que você tenha certeza sobre o nome deles, use o primeiro nome completo.

Corpo do e-mail: parágrafos curtos de uma a três linhas são melhores do que blocos de texto. Isso pode parecer intimidador para os leitores e é menos provável que eles leiam e-mails que exijam muito trabalho. Parágrafos sucintos são lidos mais rapidamente, são mais fáceis de entender e seus pontos são mais prováveis de serem lembrados quando são espaçados.

Tom e pontuação: a maioria dos programas de processamento de texto possui verificações ortográficas e gramaticais integradas que são melhores do que nos anos anteriores. Utilize esses recursos para garantir que seu e-mail não chegue repleto de erros de digitação e frases imprecisas. Além disso, leia o e-mail em voz alta antes de enviá-lo. Isso ajuda você a ouvir o tom de como o cliente será impactado quando o ler. 

Dependendo de quanto tempo você está em seu relacionamento comercial, é melhor manter as coisas simples no início e evitar muitas perguntas, o que pode ser confuso. Uma vez estabelecido com um cliente, você pode mudar para um tom mais casual e até amigável.

Tenha em mente que todos os contatos e comunicações com clientes devem agregar à sua imagem pretendida. Não esqueça de caprichar nos texto

Anexos: Ao enviar anexos, certifique-se de que estejam claramente marcados no corpo do e-mail. Isso pode ser tão simples quanto: “Em anexo, encontre o documento intitulado” Proposta de Vendas”. Além disso, abra você mesmo o anexo antes de clicar em enviar para garantir que anexou o documento correto, que ele abre e não está protegido ou criptografado para usuários específicos. Em vez de enviar anexos grandes, considere fornecer um link para um site de compartilhamento de arquivos. Isso aumentará suas chances de entrega, já que muitos servidores de e-mail impõem limites ao tamanho das mensagens recebidas. Você pode perguntar ao seu cliente qual é a melhor maneira de de enviar o documento a ser anexado.

Responder, Responder a todos: certifique-se de que sua resposta se destina a todos os usuários do e-mail. Muitas vezes, especialmente em sequências de e-mail mais longas, as conversas podem ser reduzidas a trocas simples que não se aplicam mais a todos. Seja atencioso e mude para um e-mail privado para não desperdiçar o tempo dos outros. Além disso, é costume ter seu contato principal primeiro em uma lista de vários destinatários, seguido por chefes e outros superiores. 

Assinatura ou encerramento: ao encerrar seu e-mail, é comum agradecer ao destinatário pelo tempo dispensado. Mantenha isso simples e inclua como eles podem entrar em contato com você ou um link que permita que eles reservem um horário em sua agenda para uma ligação. Se você decidir encerrar com uma linha tradicional, como “Atenciosamente”, “Cordialmente”, ou, em vez disso, escolher uma assinatura mais comum, como “Aguardo notícias suas” ou um simples “Saúde”, depende de você . O importante é ser cortês e não fazer com que o destinatário se sinta alguém que você não valoriza. Busque ter uma ação que dê continuidade ao processo, como: após avaliar a proposta me avise, por favor,  para que eu possa agendar uma reunião de avaliação com nossa engenharia de vendas.

Seus e-mails são uma extensão da sua marca pessoal. Eles são sua voz  e algo que define e diferencia você da concorrência. Eles não apenas refletem em você, mas também em sua marca. Garanta que a impressão que seus e-mails  criam seja positiva e agradável para que você tenha um processo de vendas saudável e vencedor.